8 tips voor je financiële administratie als zzp’er of ondernemer

Hoe houd jij je financiële administratie als zzp’er op orde? De afgelopen jaren hebben steeds meer mensen van een dienstverband de stap genomen naar zelfstandigheid. Dit was vaak een persoonlijke keuze, soms ingegeven door de omstandigheden op de arbeidsmarkt. Dat betekent dat er veel meer wordt gevraagd van je financiële administratie en boekhouding en het inzicht om te bepalen welke reserveringen nodig zijn. Maar wat nou als je geen tijd hebt en/of het lastig vindt om al deze financiële zaken zelf te beheren? Wie kan je hierbij helpen?

Veel mensen zijn prima in staat om alles op financieel gebeid zelf te regelen. Soms is het voldoende om alleen je boekhouding en aangiftes uit te besteden. In dit artikel delen we onze inzichten en tips voor zzp’ers en mensen die erover denken om de stap te zetten naar het zelfstandig ondernemerschap.

Houd zaken en privé gescheiden geldt ook voor je financiën

Houd je zakelijke financiën gescheiden van je persoonlijke financiën. Open 2 zakelijke rekeningen. Gebruik een van de rekeningen als lopende rekening en de andere om te reserveren voor jaarlijkse uitgaven, reserveren van BTW en afschrijvingen. Doe geen privé betalingen met je zakelijke rekeningen of andersom. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om de boekhouding bij te houden.

Betaal jezelf maandelijks salaris uit

Een maandelijks salaris aan jezelf uitbetalen is zowel zakelijk als privé gezien verstandig. Weinig mensen kunnen zonder salaris. Naast de zakelijke rekeningen heb je natuurlijk ook privé kosten voor je levensonderhoud. En laten we eerlijk zijn, ondernemen of als zelfstandige werken is leuk, maar ook gewoon een manier om de kost te verdienen.

Zakelijk gezien is een maandelijks salaris ook nuttig. Maandelijkse kosten zijn voorspelbaar en bieden een stuk meer voorspelbaarheid voor jou als zzp’er of voor je onderneming als wanneer je af en toe een groot bedrag aan je zelf uitbetaald.

Financieel overzicht

Overzicht en inzicht in je financiën maakt het een stuk eenvoudiger om zwarte cijfers te houden. Met een goed financieel overzicht kun jij je inkomsten en uitgaven beter inschatten en plannen. Zo kom je niet zo snel voor onverwachte kosten en financiële uitdagingen te staan.

Maak een overzicht van je maandelijkse, jaarlijkse en andere periodieke kosten. Maak ook een overzicht van onvoorziene zaken. Kijk bijvoorbeeld terug op de afgelopen jaren, welke financiële tegenvallers kreeg jij voor je kiezen? En denk aan de toekomst, wat als je bedrijfswagen eerder toe is aan vervanging, jijzelf uitvalt of de huur van je bedrijfspand omhoog gaat? Plan maandelijkse overboekingen in naar je zakelijke spaar rekeningen zodat je altijd voldoende in reserve houdt.

Financiële reserves opbouwen

Sparen! Misschien heb je er privé al wel over nagedacht of ben je al een actieve spaarder, maar vergeet niet om ook zakelijk te sparen. Door geld te sparen bouw je reserves op. Vraag jij je af waar je die reserves voor nodig hebt?

Bijvoorbeeld voor de onvoorziene kosten die je hebt opgenomen in je financieel overzicht. Maar misschien zijn er ook periodes dat je minder inkomsten hebt. Wij raden aan om hier vooraf alvast over na te denken. Bedenk of er in het jaar periodes zijn dat je minder inkomsten kunt verwachten, zoals de zomervakantie of de decembermaand. Reserveer vooraf geld voor deze periodes, zodat je niet direct in de problemen komt. Bijvoorbeeld door maandelijkse overboekingen naar je zakelijke spaarrekening in te plannen. Zo bouw je iedere maand aan je financiële reserves, zonder daar naar om te kijken.

Reserveringen voor belastingen en sociale verzekeringen

Naast sparen voor eventuele onvoorziene kosten en financieel mindere periodes raden wij je ook aan iedere maand geld te reserveren voor belastingen en sociale verzekeringen. Naar aanleiding van een voorlopige aanslag met de ingeschatte omzet voor komend jaar, krijg je een goed beeld van de te betalen belastingen. Houd hierbij een veilige marge aan, want terugkrijgen is altijd leuker dan bijbetalen!

Zakelijke verzekeringen voor ondernemers en zzp’ers

Ook al ben je zo gezond als een vis, een ongeluk zit in een klein hoekje en kan meteen grote gevolgen hebben. Als zelfstandige en ondernemer ben jij verantwoordelijk voor de bescherming van je inkomsten en aansprakelijkheid. Wij raden daarom aan een arbeidsongeschiktheidsverzekering en een zakelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Natuurlijk zijn hier kosten aan verbonden, maar deze maak je met jouw financiële overzicht voorspelbaar én haalbaar.

Financiële afsluiting én voorspelling

Neem na het afsluiten van het boekjaar een moment tijd om de boekhouding door te nemen en maak een prognose voor volgend jaar. Pas hier je voorlopige aangifte en maandelijkse reserveringen op aan. Vind jij dit lastig of besteed je dit liever uit aan een boekhouder of accountant? neem dit dan jaarlijks met hem of haar door. Een goede boekhouder of accountant levert je geld en tijd op!

Financiële administratie op orde houden

Helaas is een financieel overzicht opstellen en netjes je rekeningen betalen niet genoeg. Jouw financiële gezondheid vraagt erom je financiële administratie op orde te houden. Houd wekelijks tijd vrij voor taken die je niet direct kunt factureren maar wel belangrijk zijn voor je onderneming of jou als zelfstandige; denk aan het maken en versturen van facturen, het nabellen van onbetaalde facturen, controleren van je inkomsten, maken van offertes, bijhouden van je administratie en acquisitie van nieuw werk.

Budgetbeheer voor zzp’ers

Heb jij moeite met het maken van deze overzichten of het overzien van je financiën? Overweeg dan om een budgetbeheerder in te schakelen die affiniteit heeft met zzp’ers, zoals wij bij de Waag dienstverlening. Wij kunnen ervoor zorgen dat je financiën in balans blijven en jij je kunt concentreren op je werk en minder tijd kwijt bent aan bijzaken.

Wil jij meer weten over budgetbeheer voor zzp’ers of heb je vragen over onze tips? Dan komen we graag met je in contact! Laat je gegevens achter, stuur ons een e-mail of bel ons, we gaan graag met je in gesprek over jouw persoonlijke situatie.